خرید دستگاه کپی برای ادارهها و شرکتها
خرید دستگاه کپی اداری اگر با در نظر گرفتن نیازهای واقعی سازمان انجام شود، بالاترین کارایی را فراهم میکند. امروزه نیاز به دستگاه کپی در ادارهها برای کپی قراردادها، اسناد مهم و دیگر موارد به شدت احساس میشود. انتخاب بهترین دستگاه کپی باعث افزایش سرعت کارمندان شده و هزینههای چاپ را نیز کاهش میدهد.
اما یک دستگاه اشتباه، تنها ضرر مالی به شما وارد نمیکند؛ بلکه با خرابیهای مداوم و اختلال در روند همیشگی شرکت، به زمان و اعصاب کارمندان لطمه میزند. در ادامه معیارهایی که باید هنگام خرید دستگاه کپی برای شرکت در نظر داشته باشید را در اختیار شما قرار میدهیم.
در ادامه مطالب زیر را میخوانیم:
معیارهای اصلی خرید دستگاه کپی اداری
برای این که بتوانید خرید دستگاه کپی اداری را با بالاترین کارایی متناسب با شرکت خود انجام دهید، توجه به برخی از ویژگیها ضروری میباشد. پس قبل از انتخاب دستگاه کپی ابتدا تمام این موارد را در نظر بگیرید تا درنهایت تجربه خوشایندی را از کار با این دستگاه به دست بیاورید.
مشخص کردن حجم کاری اداره
مهمترین اقدام قبل از خرید دستگاه کپی اداری تعیین حجم مورد نیاز سازمان به کپی است. برای مثال اگر حجم کپی موردنیاز شما در ماه 1000 عدد است، انتخاب دستگاهی با ظرفیت چاپ 8000 عدد در ماه، تنها قیمت خرید دستگاه را افزایش میدهد.
در مقابل اگر ظرفیت چاپ موردنیاز شما 10.000 کپی در ماه است، انتخاب دستگاهی با توان 8000 کپی، انجام کارهای روزانه شرکت را با اختلال مواجه میکند.
تعیین حجم مناسب:
- ادارههای کوچک: برای ادارههایی با تعداد 1 تا 5 نفر، یک دستگاه کپی رومیزی با ظرفیت 5000 برگ در ماه مناسب است.
- ادارههای متوسط: شرکتهایی با حداکثر 30 نفر و ظرفیت چاپ تا 20.000 برگ به دستگاه کپی قوی و با توان کاری بالاتری نیاز دارند.
- شرکتهای بزرگ: سازمانهای بزرگ با حجم چاپ بیشتر از 20.000 برگ در ماه به یک دستگاه کپی صنعتی و قدرتمند با قابلیتهای گوناگون احتیاج پیدا میکنند.
اگر حجم چاپ را به درستی در نظر نگیرید، دستگاه دچار استهلاک شده و مجبور به صرف هزینههای گزاف برای تعمیرات میشوید.
انتخاب دستگاه چندکاره یا تککاره
دستگاههای کپی در دو مدل تککاره و چندکاره در بازار موجود هستند. همان طور که از اسم آن مشخص است، دستگاه کپی تککاره تنها از صفحات کپی میگیرد. اما دستگاه چندکاره علاوه بر کپی گرفتن، کارهای اسکن و پرینت را نیز انجام میدهد. اگر سازمان شما تنها به کپی احتیاج دارد، دستگاههای تککاره انتخابی اقتصادیتر هستند.
شرکتهایی که به دنبال یک دستگاه همه کاره با قابلیتهای مختلفاند، بهترین گزینه برای آنها دستگاه کپی چندکاره است. به ویژه اگر شرکت کوچکی دارید، میتوانید به جای خرید دستگاههای مختلف کپی، اسکنر و پرینتر، که هر کدام جای زیادی میگیرند، یک دستگاه چندکاره تهیه کنید.
انتخاب بین چاپ رنگی و سیاهسفید
خرید دستگاه کپی اداری به صورت رنگی یا سیاه و سفید امکان پذیر است. اگر اداره موردنظر شما تنها از اسناد، مدارک و گزارشاتی که رنگی بودن آنها فاقد اهمیت است کپی میگیرد، دستگاه کپی سیاه و سفید کافی میباشد.
اما اگر به کپی رنگی از تصاویر، نمودارهای سازمانی، سندهای رنگی و طرحهای گرافیکی نیاز دارید، دستگاه کپی رنگی را انتخاب نمایید. در نظر داشته باشید که چاپ رنگی هزینه بالاتری دارد؛ از این رو فقط در صورت نیاز خرید آن را انجام دهید.
متناسب بودن سرعت دستگاه
سرعت دستگاه کپی با تعداد صفحاتی که میتوان در یک دقیقه کپی گرفت، سنجیده میشود. هر چه سرعت دستگاه کپی بالاتر باشد، نشان دهنده قدرتمند بودن آن است. به طور کلی برای ادارههایی که حجم کپی کمتری دارند، سرعت 20 تا 30 صفحه در دقیقه مناسب میباشد.
برای ادارههای متوسط 30 تا 50 صفحه در دقیقه و برای شرکتهای بزرگ، سرعت حداقل 50 صفحه در دقیقه بهترین گزینه به شمار میرود.
توجه به ظرفیت سینی کاغذ
کاغذها درون یک سینی در دستگاه کپی قرار میگیرند. هرچه ظرفیت سینی بیشتر باشد، نیاز به جایگذاری مجدد کاغذ کمتر احساس میشود. فرایند قرار دادن کاغذ در سینی زمانبر و موجب توقف در انجام کارها میگردد. به ویژه اگر در بین ساعات کاری انجام شود، باعث اختلال در سرعت و روند کارهای اداری میشود.
اگر بخواهیم یک استاندارد برای ظرفیت سینی کاغذ متناسب با اندازه شرکتها در نظر بگیریم:
- برای ادارههای کوچک: تا ظرفیت 250 برگ
- ادارههای متوسط: تا 1000 برگ ظرفیت سینی
- حداقل ظرفیت برای شرکتهای بزرگ: 1000 برگ
اهمیت قابلیتهای اتصال
یکی از معیارهای مهم هنگام خرید دستگاه کپی اداری، قابلیتهای اتصال آن میباشد. این موضوع که کاربران بتوانند به راحتی به دستگاه متصل شوند از اهمیت بالایی برخوردار است. در گذشته که دستگاههای کپی تنها از طریق کابل وصل میشدند، سرعت کار کاربران به شدت کاهش پیدا میکرد. همچنین کاربر باید حتما در نزدیکی دستگاه قرار میگرفت تا کابل را به دستگاه وصل کند.
اما امروزه روشهای اتصالی مختلفی وجود دارند که ارسال فایلها را راحتتر میکنند. اتصال از طریق وای فای و همچنین ارسال فایلها به طور مستقیم از گوشی، پشتیبانی از AirPrint و Cloud Print از قابلیتهایی هستند که وجود آنها در دستگاه کپی لازم است.
توان کار ماهانه دستگاه
هر دستگاه کپی در ماه یک حجم چاپ مشخصی دارد که بهتر است بیشتر از آن ظرفیت مشخص، از دستگاه استفاده نشود. توان کار ماهانه حداکثر تعداد صفحاتی است که دستگاه کپی میتواند بدون این که آسیب ببیند، چاپ کند. برای این که بتوانید بدون وارد کردن صدمه به دستگاه، از آن استفاده کنید همواره دستگاهی را انتخاب کنید که حداقل دوبرابر حجم کپی مورد نیاز شما توان کار داشته باشد.
برای مثال اگر حجم کپی ماهانه شرکت 10.000 است، بهتر است دستگاهی با توان کار ماهانه حداقل 20.000 کپی انتخاب نمایید. با این کار از دستگاه خود مراقبت کرده و هزینههای نگهداری و تعمیرات را به طور چشمگیری کاهش میدهید.
دیگر ویژگیهای مهم دستگاه کپی
آشنایی با موارد زیر هنگام خرید دستگاه کپی اداری و انتخاب آنها برای کاربرانی که به این ویژگیها نیاز پیدا میکنند، بسیار مهم است.
- قابلیت چاپ دوطرفه: پشتیبانی از قابلیت چاپ دو طرفه علاوه بر صرفه جویی در مصرف کاغذ، سرعت کار را افزایش میدهد.
- رزولوشن: برای کپیهای سیاه و سفید رزولوشن 600*600 کافی بوده و برای کپی تصاویر رنگی رزولوشن 1200*1200 مناسب است.
- هزینه مواد مصرفی: هزینه قطعات مصرفی دستگاه کپی را در نظر بگیرید تا بعدها هنگام سرویس دستگاه دچار مشکل نشوید.
- رابط کاربری: اگر برای اولین بار از دستگاه کپی استفاده میکنید، به ساده و روان بودن منوی آن توجه نمایید.
خرید بهترین دستگاه کپی اداری
انتخاب دستگاه کپی اداری مناسب با اندازه سازمان و حجم کپی مورد نیاز، افزایش بهره وری و کاهش هزینههای تعمیرات را به دنبال خواهد داشت. به ویژگیهایی که بیان کردیم توجه کنید تا انتخاب دستگاه را به درستی انجام دهید.
همچنین با خرید دستگاه کپی از خانه پرینتر که بهترین و معتبرترین سایت در زمینه فروش ماشینهای اداری ایران است، خیال شما از بابت کیفیت محصول و خدمات پس از فروش راحت میشود.
