راهنمای خرید دستگاه کپی اداری
کپی گرفتن از اسناد به طور روزانه در اداره‌ها و شرکت‌ها امری رایج است؛ از قراردادهای کاری و فاکتورها گرفته تا گزارش‌های مالی و مدارک پرسنلی. از این رو خرید دستگاه کپی اداری مناسب، نه تنها باعث افزایش بهره‌وری می‌شود، بلکه از اتلاف وقت و هزینه‌های درون سازمانی جلوگیری می‌کند.
انتخاب و خرید دستگاه کپی مناسب برای محیط‌های اداری نیازمند بررسی دقیق نیازها، بودجه و ویژگی‌های فنی دستگاه مورد نظر است. در این راهنمای جامع، به بررسی مهم‌ترین نکاتی که باید پیش از خرید دستگاه کپی در نظر داشته باشید می‌پردازیم و به شما کمک می‌کنیم بهترین تصمیم را برای محل کارتان بگیرید.
مطالب این صفحه:
خرید انواع دستگاه کپی بر اساس کاربرد
از آن جایی که دستگاه‌های کپی معمولا گران قیمت هستند، تصمیم گیری برای خرید دستگاه کپی مناسب برای اداره و شرکت همیشه چالش برانگیز بوده است. ابتدا باید نیاز ما به دستگاه کپی مشخص شود. دستگاه‌های کپی موجود در بازار به دو گروه اصلی تقسیم می‌شوند که باید بسته به تعداد کاربران، حجم کار روزانه و بودجه در نظر گرفته شده، یکی از این دو نوع را انتخاب کنید:
الف) دستگاه کپی رومیزی: این دستگاه کپی برای شرکت‌های کوچک یا دفاتری با حجم کاری پایین مناسب است و از ویژگی‌های آن می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- ابعاد کوچک و قابل نصب روی میز
- سرعت و ظرفیت محدود
- اغلب سیاه و سفید و مناسب برای کپی متون
ب) دستگاه کپی ایستاده: خرید دستگاه کپی ایستاده بیشتر برای شرکت‌های متوسط و بزرگ توصیه می‌شود و دارای ویژگی‌های زیر است:
- قابلیت چاپ بالا، سرعت بیشتر و امکانات پیشرفته
- قابلیت اتصال به شبکه وای فای و پذیرش چاپ از چند دستگاه
- شامل امکاناتی همچون چاپ دورو، اسکنر، فکس، تغذیه خودکار برگه و…
خرید دستگاه کپی اداری با ظرفیت کپی و سرعت چاپ مناسب
از دیگر پارامترهای مهم در زمان خرید دستگاه کپی اداری، در نظر گرفتن ظرفیت چاپ روزانه و سرعت دستگاه است.
پیشنهاد می‌شود اگر در اداره شما روزانه تعداد زیادی صفحه کپی می‌گیرید، از دستگاه‌های کپی با ظرفیت بالا مثلا 5000 صفحه در ماه استفاده کنید. همچنین سرعت چاپ دستگاه کپی با واحد صفحه در دقیقه یا PPM اندازه‌گیری می‌شود که برای فضاهایی با حجم کپی بالا مقدار 30 صفحه در دقیقه مناسب است. در غیر این صورت چون برخی از دستگاه‌ها کند هستند و به صورت مداوم نیاز به خنک شدن دارند، باعث اتلاف وقت و نارضایتی افراد می‌شوند.
چاپ سیاه و سفید یا رنگی؟
در بیشتر ادارات نیاز به چاپ سیاه و سفید بیشتر از چاپ‌های رنگی است؛ اما این بدان معنا نیست که در صورت نیاز دستگاه کپی رنگی نخرید. اگر در شرکت و دفتر خود بیشتر با متون، فرم‌ها و اسناد رسمی سر و کار دارید، خرید دستگاه کپی اداری سیاه و سفید می‌تواند نیاز شما را برآورده کند. در این صورت شما نه تنها هزینه خرید اولیه کم‌تری پرداخت می‌کنید بلکه در طول زمان هزینه کم‌تری بابت نگهداری و تعمیر آن خواهید پرداخت.
از طرف دیگر در برخی از شرکت‌ها به خصوص شرکت‌هایی که در زمینه‌هایی مانند طراحی، تبلیغات، آموزش یا چاپ تصاویر فعالیت می‌کنند، خرید دستگاه کپی رنگی اهمیت دارد. اما باید بدانید که هزینه خرید دستگاه‌های رنگی بیشتر است و مجبور هستید کارتریج‌های رنگی را گران‌تر بخرید. همچنین این دستگاه‌ها نگهداری و پشتیبانی فنی پیچیده‌تری دارند.
کیفیت چاپ و وضوح تصویر دستگاه چقدر است؟
کیفیت چاپ معمولاً با dpi یا تعداد نقطه در اینچ اندازه‌گیری می‌شود. هرچه عدد dpi بیشتر باشد، نشان دهنده کیفیت و وضوح چاپ بهتر است. خرید دستگاه کپی اداری با رزولوشن 600×600 dpi برای کارهای معمولی کفایت می‌کند. در صورتی که دستگاه کپی را برای کپی اسناد گرافیکی یا اسکن رنگی لازم دارید، بهتر است دستگاه‌هایی با کیفیت‌تر مثلا دستگاهی با 1200×1200 dpi انتخاب شود. همچنین بررسی کیفیت اسکن نیز مهم است؛ اگر نیاز به آرشیو دیجیتالی دقیق دارید، کیفیت بالای اسکن و پشتیبانی از فرمت‌های PDF و JPEG را در نظر داشته باشید.
قابلیت‌های چندمنظوره دارد یا نه؟
با پیشرفت تکنولوژی، امروزه در دنیای ماشین‌های اداری با دستگاه‌هایی روبه رو هستیم که چند کاربرد مختلف دارند؛ یعنی چند دستگاه را در یک دستگاه دارید. دستگاه کپی اداری نیز از این قاعده مستثنی نیست و می‌تواند همزمان امکانات زیر را ارئه دهد:
- اسکنر رنگی یا سیاه و سفید
- چاپگر یا پرینتر شبکه‌ای
- فکس
- چاپ از طریق فلش یا شبکه بی‌سیم
- چاپ دورو اتوماتیک
- تغذیه خودکار اسناد (ADF)
در نتیجه داشتن یک دستگاه چند منظوره می‌تواند نیاز شما به خرید چند دستگاه مجزا را از بین ببرد و فضای کم‌تری نیز اشغال کند. به ویژه اگر شرکت شما کوچک و متوسط است، خرید یک دستگاه چند کاره بهترین گزینه برای شما خواهد بود.
دیگر ویژگی‌های مهم دستگاه کپی اداری
خرید دستگاه کپی اداری مناسب، یک سرمایه گذاری بزرگ است. بنابراین داشتن یک چک لیست مهم و توجه به نیازها، اهمیت زیادی در افزایش عملکرد و کاهش هزینه‌ها دارد. به عنوان مثال:
- اندازه کاغذ قابل کپی گرفتن در دستگاه کپی چقدر است؟ معمولا کاغذ A3 به عنوان استاندارد در این دستگاه‌ها در نظر گرفته می‌شود.
- اتصال دستگاه به کامپیوتر چگونه برقرا می‌شود؟ از طریق پورت USB یا قابلیت اتصال به شبکه را دارد؟
- ظرفیت سینی کاغذ دستگاه کپی چقدر است؟ توجه به نیاز در این مورد اهمیت زیادی دارد.
- قابلیت بزرگنمایی دارد یا خیر؟ تغییر اندازه سند بین بازه 25 تا 40 درصد در بیشتر دستگاه‌ها وجود دارد.
- قابلیت نمایشگر دستگاه و کارکرد آسان آن نیز مهم است.
- زمان گرم شدن و پس از آن خنک شدن دستگاه چقدر است؟ این موضوع در افزایش سرعت و عملکرد دستگاه اهمیت ویژه‌ای دارد.
- حافظه دستگاه کپی چقدر است؟ هرچه حافظه دستگاه بیشتر باشد، امکان ذخیره سازی تعداد قابل توجهی از اسناد را می‌دهد.
خرید دستگاه کپی اداری مناسب
همانطور که گفته شد خرید دستگاه کپی اداری مناسب از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است؛ چرا که نه تنها عملکرد و سرعت انجام کارها را افزایش می‌دهد، بلکه یک سرمایه گذاری مهم است. انتخاب یک دستگاه کپی مناسب برای اداره و دفاتر باید متناسب با نیاز شرکت، بودجه در نظر گرفته شده و امکاناتی باشد که از آن انتظار دارید. برای خرید دستگاه کپی گزینه‌های زیادی پیش رو دارید ولی شاید پیدا کردن مناسب‌ترین گزینه کار سختی باشد؛ کافی است با مشاوران حرفه‌ای خانه پرینتر در تماس باشید تا شما را برای یک خرید مطمئن راهنمایی کنند.
