راهنمای انتخاب دستگاه کپی برای مدارس، دفاتر و مطب‌ها

انتخاب دستگاه کپی برای مدارس، دفاتر و مطب‌ها

دستگاه کپی مناسب مدرسه یا هر محیط کاری دیگری اگر به درستی انتخاب شود، هزینه‌ها را کاهش می‌دهد و موجب افزایش کارایی و کیفیت چاپ می‌گردد. اسناد در دنیای امروز از اهمیت ویژه‌ای برخوردار هستند. در مدرسه، خرابی دستگاه فتوکپی نه تنها وقت معلمان را هدر می‌دهد، بلکه یادگیری دانش آموزان هم مختل می‌کند. در دفاتر، یک دستگاه نامناسب باعث به تعویق افتادن قراردادها می‌شود. در مطب‌ها نیز کپی نامرغوب مدارک پزشکی ممکن است عواقب قانونی را به دنبال داشته باشد.

از این رو انتخاب یک دستگاه فتوکپی مناسب مطابق با نیازهای هر یک از این محیط‌ها، هزینه‌های عملیاتی را به طور چشمگیری کاهش می‌دهد و موجب کارایی می‌شود.

در ادامه مطالب زیر را می‌خوانیم:

• معیارهای کلیدی در انتخاب دستگاه کپی
• دستگاه کپی مناسب مدرسه و محیط آموزشی
• دستگاه کپی مناسب دفتر و محیط کاری
• دستگاه کپی مناسب مطب‌ها و کلینیک درمانی
• نکات کاهش هزینه و نگهداری از دستگاه فتوکپی
• ویژگی‌های بهترین دستگاه کپی برای محیط‌های مختلف

معیارهای کلیدی در انتخاب دستگاه کپی

دستگاه کپی مناسب مدرسه، دفاتر و مطب‌ها باید از چند ویژگی کلیدی برخوردار باشد. با در نظر گرفتن این معیارها می‌توانید با آگاهی کامل از مشخصات، خرید بهترین دستگاه فتوکپی را انجام دهید.

توان دستگاه

مهم‌ترین ویژگی هنگام خرید دستگاه کپی توجه به توان چاپ آن در ماه است. در واقع شما باید بررسی کنید که دستگاه در یک ماه توانایی چاپ چند صفحه را دارد، بدون آن که آسیب ببیند. محیط‌هایی که به حجم کپی کمتر از 5000 صفحه در ماه نیاز دارند، می‌توانند دستگاه‌های کپی رومیزی را انتخاب کنند.

برای حجم کپی بین 5000 تا 20000 صفحه در ماه، باید دستگاه‌های متوسط و برای بیشتر از 20000 کپی در ماه، به دستگاهی باکیفیت بالا نیاز دارید. اگر خرید فتوکپی را مطابق با حجم کپی لازم انجام دهید، استهلاک دستگاه به تعویق افتاده و طول عمر آن افزایش پیدا می‌کند.

سرعت چاپ

این ویژگی تعداد صفحاتی که دستگاه کپی در یک دقیقه چاپ می‌کند را نشان می‌دهد. دستگاه کپی مناسب مدرسه باید حداقل از سرعت 30 صفحه در دقیقه برخوردار باشد تا مانع از ایجاد بی‌نظمی در مدرسه شود. برای دستگاه کپی مناسب مطب‌ها اما تمرکز بر روی کیفیت بالاتر است. پس سرعت چاپ 20 صفحه در دقیقه نیز کافی می‌باشد.

قابلیت‌های دستگاه کپی

دستگاه کپی به صورت تک کاره و چند کاره قابل خریداری است. همان طور که واضح است دستگاه‌های تک کاره تنها کپی می‌کنند. اما دستگاه کپی چند کاره قابلیت‌هایی مانند پرینت، اسکن و فکس را نیز در اختیار کاربران قرار می‌دهد. از این رو خرید دستگاه فتوکپی چند کاره از صرفه اقتصادی بیشتری برخوردار است. علاوه بر این وقتی تمام قابلیت‌ها در یک دستگاه باشد، فضای کمتری هم از محیط گرفته می‌شود.

کیفیت چاپ

این ویژگی بسته به توان دستگاه تعیین می‌گردد. برای اسناد معمولی کیفیت چاپ ۶۰۰×۶۰۰ کافی بوده اما برای چاپ تصاویر یا نمودار، حداقل کیفیت چاپ ۱۲۰۰ لازم است تا جزئیات به خوبی نمایان شوند.

امکان چاپ رنگی

از آن جایی که کپی سیاه و سفید ارزان‌تر است، معمولا در مدارس و دفاتر استفاده می‌شود. اما گاهی برای چاپ جزوات آموزشی رنگی، گزارش‌های گرافیکی و نسخه‌های رنگی نیاز به کپی رنگی به چشم می‌خورد. با این حال با توجه به بودجه و نیازی که از چاپ دارید، مدل دستگاه را به درستی انتخاب کنید.

دستگاه کپی مناسب مدرسه و محیط آموزشی

دستگاه کپی مناسب مدرسه باید از توان بالایی برخوردار باشد. چرا که در مدارس ما به حجم بالایی از چاپ در ماه نیاز داریم. چاپ جزوات به تعداد دانش آموزان، نامه‌های اداری و برگه‌های امتحانی بخش بزرگی از کپی مورد نیاز در مدارس را تشکیل می‌دهند. اغلب کپی این موارد در سایز کاغذ a4 است، پس باید هنگام خرید دستگاه کپی دقت کنید که از این سایز یا سایزهای دیگر پشتیبانی کند.

دوام و کیفیت بالای دستگاه فتوکپی نیز بسیار مهم است. تصور کنید که خراب شدن دستگاه به علت بی‌کیفیت بودن در فصل امتحانات چه نتایجی را به بار می‌آورد. پس برای این که بهترین دستگاه کپی مناسب مدرسه را انتخاب کنید، نکات زیر را در نظر بگیرید:

• برای حجم کپی بیشتر از 20000 در ماه، شما به دستگاهی با Duty Cycle یا توان ماهانه قوی احتیاج دارید.
• سرعت دستگاه باید حداقل 30 صفحه در دقیقه بوده تا بدون هیچ مشکلی کارکرد طولانی داشته باشد.
• نیاز به کاست یا همان سینی مخصوصی که کاغذ در آن قرار می‌گیرد با حجم حداقل 500 برگ تا از توقف برای پر کردن سینی جلوگیری شود.
• داشتن قابلیت ADF یا تغذیه خودکار اسناد برای سریع‌تر کپی کردن جزوات چند صفحه‌ای
• پشتیبانی از قابلیت چاپ دورو برای صرفه جویی در کاغذ و هزینه‌ها

دستگاه کپی مناسب دفتر و محیط کاری

بعد از دستگاه کپی مناسب مدرسه بیشترین دستگاهی که خریداری می‌شود، فتوکپی برای دفاتر است. دفترها بسته به اندازه و عملکرد، به طور میانگین حجم چاپ ماهانه 5000 تا 20000 تایی دارند. خرید دستگاه کپی برای دفتر معمولا برای کارهایی مانند کپی قراردادها،  فاکتورها و گزارشات پیشنهاد می‌شود.

بهتر است موارد زیر را برای انتخاب بهترین فتوکپی مناسب دفتر در نظر بگیرید:

• قابلیت چند کاره بودن دستگاه برای انجام اسکن و فکس در کنار کپی
• داشتن اتصال بی‌سیم برای راحتی کاربران و سریع‌تر پیش رفتن کارها
• امکان رمز گذاری یا محدود کردن دسترسی برای امنیت هر چه بیشتر اسناد و قراردادها
• پشتیبانی از اندازه‌های مختلف کاغذ

دستگاه کپی مناسب مطب‌ها و کلینیک درمانی

انتخاب دستگاه کپی برای مطب نسبت به دستگاه کپی مناسب مدرسه بسیار راحت‌تر است. چرا که حجم کپی که در مطب‌ها انجام می‌شود، کمتر است. مدارک پزشکی و هویتی بیماران جزو مواردی است که نیاز به کپی دارند. به طور میانگین مطب‌ها با حجم کپی کمتر از 10000 صفحه در ماه رو به رو می‌شوند.

با این حال هنگام خرید دستگاه کپی برای مطب نکات زیر را رعایت کنید:

• به دلیل فضای محدودتر مطب‌ها، به ابعاد و محیط قرار گیری دستگاه کپی توجه نمایید.
• سرعت حداقل 20 صفحه در دقیقه و کیفیت چاپ بالا برای خوانایی بهتر نسخه‌ها
• برای حفظ آرامش بیماران بهتر است دستگاهی را انتخاب کنید که سر و صدای کمی داشته باشد.
• انتخاب دستگاه چند کاره برای استفاده از قابلیت اسکن کردن مدارک و پرونده‌ها

نکات کاهش هزینه و نگهداری از دستگاه فتوکپی

دستگاه کپی مناسب مدرسه، دفاتر و مطب هزینه‌های جانبی هم دارد که باید به آن‌ها توجه کنید. هزینه تونر یکی از این موارد است. تونر در واقع نقش جوهر داشته و باعث نمایان شدن متن بر روی کاغذ می‌شود. ممکن است شما هنگام خرید دستگاه فتوکپی صرفا هزینه اولیه آن را در نظر بگیرید و ارزان‌ترین مدل را تهیه کنید. اما برخی از این مدل‌ها دارای تونر گران‌تری هستند و این موجب افزایش پیدا کردن هزینه کل می‌شود. برای کپی در حجم بالا، دستگاهی را انتخاب نمایید که بازدهی تونر آن صرفه اقتصادی داشته باشد. به این صورت بخش بزرگی از هزینه‌ها را کنترل می‌کنید.

پیشنهاد می‌کنیم تونری با بازدهی 10000 صفحه انتخاب کنید که نیاز به تعویض کمتری داشته باشد. همچنین برندی از دستگاه کپی را در نظر بگیرید که دارای گارانتی و خدمات پس از فروش باشد. به این صورت خیال شما از بابت تامین قطعات یدکی آن راحت است. نگهداری از دستگاه کپی نیز باید به صورت دوره‌ای انجام شود تا از وجود گردوغبار و مسدود شدن دستگاه جلوگیری گردد.

ویژگی‌های بهترین دستگاه کپی برای محیط‌های مختلف

در جدول زیر ویژگی‌های دستگاه کپی مناسب مدرسه را با محیط‌های دفاتر و مطب‌ها مقایسه کرده‌ایم تا بتوانید بهترین گزینه را برای خود انتخاب نمایید.

خرید دستگاه کپی مناسب مدرسه و محیط‌های دیگر باید طبق بودجه بندی مشخص برای هزینه‌های اولیه و جانبی انجام گیرد. دستگاهی را انتخاب کنید که کاملا با نیازهای مورد نظر شما همخوانی داشته باشد. به این صورت حداکثر عملکرد دستگاه و صرفه جویی در هزینه به وجود می‌آید.