بهبود عملکرد با دستگاه فتوکپی از جنبه‌های بسیاری در دفاتر مشاهده می‌شود. دستگاه فتوکپی یکی از ملزومات مهم برای ادارۀ کار و بهبود عملکرد دفاتر است و استفادۀ درست از آن می‌تواند جلوی خیلی از هزینه‌های اضافی را بگیرد و به کار شما سرعت ببخشد. در مجلۀ تکنومگ مهم‌ترین مزیت‌های دستگاه فتوکپی و روش‌های بهبود عملکرد با دستگاه فتوکپی را بررسی می‌کنیم.
چه ویژگی‌هایی باعث بهبود عملکرد با دستگاه فتوکپی می‌شود؟
همان‌طور که می‌دانید دستگاه فتوکپی یکی از ابزارهای لازم و ضروری در محیط کار است اما شاید تا‌به‌حال به چگونگی بهبود عملکرد با دستگاه فتوکپی دقت نکرده باشید. دستگاه فتوکپی با ویژگی‌های زیر می‌تواند بهره‌وری و کارایی را بالا ببرد:
1. سرعت بالای انجام کار
یک دستگاه فتوکپی خوب باید دارای سرعت بالا در چاپ و سایر عملیات باشد. این ویژگی به شما امکان می‌دهد که تعداد زیادی از اسناد را در کمترین زمان ممکن کپی کنید و با صرفه جویی در وقت شاهد بهبود عملکرد با دستگاه فتوکپی باشید.
2. کیفیت بالای چاپ
یک دستگاه فتوکپی خوب باید توانایی چاپ با کیفیت بالا را داشته باشد. باید بتوانید وضوح تصاویر، رنگ و کنتراست را تنظیم کنید تا ویژگی‌های دلخواهتان در چاپ اعمال شود.
3. امکانات چندگانه
بسیاری از دستگاه‌های فتوکپی امکانات چندگانه‌ای مانند پرینت، اسکن و فکس را نیز دارا هستند. با استفاده از یک دستگاه فتوکپی چندکاره، می‌توانید تمامی نیازهای چاپ، اسکن و فکس خود را از طریق یک دستگاه برآورده کنید و از فضای کمتری برای تجهیزات خود استفاده کنید.
4. سهولت استفاده
به نفع شماست که از دستگاهی استفاده کنید که رابط کاربری ساده‌تری دارد. کار با بعضی از دستگاه‌ها ممکن است برای بعضی از افراد مشکل باشد اگر می‌خواهید همۀ کارکنان بتوانند به‌راحتی از این دستگاه استفاده کنند بهتر است دستگاهی را انتخاب کنید که تنظیمات و روش کار ساده‌تری دارد.
5. قابلیت اتصال به شبکه
اتصال به شبکۀ اینترنت در دفاتر برای بهبود عملکرد با دستگاه فتوکپی یک نیاز اساسی است. اگر کامپیوترهای دفتر را از طریق شبکه به دستگاه متصل کنید، از هر کامپیوتری می‌توانید به‌طور مستقیم فرمان‌های مورد نظرتان را به دستگاه ارسال کنید و به کارهایتان سرعت بدهید.
6. قابلیت چاپ دو رو
یکی از مواردی که در بهبود عملکرد با دستگاه فتوکپی اثرگذار است، قابلیت چاپ دورو به‌شکل خودکار است. در دستگاه‌های قدیمی‌تر چاپ دورو باید به‌طور دستی انجام می‌شد یعنی مجبور بودید برگه‌ها را پشت‌و‌رو کنید تا روی طرف دیگرشان هم چاپ شود و همین باعث کار اضافه و اتلاف وقت می‌شد. اما در چاپ دورو خودکار با فشردن یک دکمه می‌توانید روی هر دو طرف برگه چاپ کنید.
نکات ضروری برای بهبود عملکرد با دستگاه فتوکپی
اگر می‌خواهید شاهد بهبود عملکرد با دستگاه فتوکپی باشید، لازم است که در حفظ و نگهداری آن بکوشید:
1. تعمیر و نگهداری دستگاه
مراقب از دستگاه فتوکپی شامل تمیز کردن گرد و غبار، تعویض قطعات فرسوده، عیب‌یابی و تعمیرات ضروری است. سرویس‌های دوره‌ای دستگاه را به‌طور منظم انجام بدهید.
۲. استفادۀ اقتصادی از دستگاه
به کارکنان شیوۀ درست استفاه از دستگاه فتوکپی را آموزش دهید، در غیر این‌صورت با زدن دکمه‌های اشتباه باعث برهم خوردن تنظیمات دستگاه و هدر رفتن کاغذ و جوهر می‌شوند. همچنین به آنها متذکر شوید که می‌توانند از کاغذهای باطله مجدداً استفاده کنند و یا از امکان چاپ دورو برای کاهش مصرف کاغذ بهره ببرند.
3. به روزرسانی نرم‌افزار
نرم‌افزار دستگاه فتوکپی را به‌طور منظم به‌روزرسانی کنید. به‌روزرسانی نرم‌افزار معایب احتمالی دستگاه و مشکلات امنیتی را برطرف می‌کند و در بهبود کارایی دستگاه موثر است.
۴. مدیریت پرینت
محدود کردن دسترسی به دستگاه فتوکپی و تنظیم سیاست‌ها برای استفاده از آن می‌تواند به بهبود عملکرد دفاتر کمک کند. این شامل تنظیم محدودیت‌های چاپ، مانند تعداد کپی‌ها و حداکثر حجم چاپ است. با استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت پرینت می‌توانید الگوهای مصرف کاغذ و جوهر را تحلیل کنید و بهبودهای لازم را ایجاد کنید.
با انجام این توصیه‌ها می‌توانید کارایی دستگاه فتوکپی را بالا ببرید و عملکرد دفاتر را بهتر کنید.
سخن آخر
در این مطلب به بررسی امکان بهبود عملکرد با دستگاه فتوکپی در دفاتر پرداختیم. همان طور که گفتیم دستگاه فتوکپی و به‌خصوص دستگاه فتوکپی چندکاره می‌تواند نقش مهمی در کاهش هزینه‌های شما در بلند مدت ایفا کند. همچنین وجود یک دستگاه فتوکپی در دفتر کار به انجام وظایف سرعت می‌بخشد و نیازی نیست که هر بار به دفاتر خدمات کپی و پرینت مراجعه کنید و با صفی طولانی روبرو شوید. با دستگاه فتوکپی چند کاره به سرعت می‌توانید تمام نیازهای خود را در دفاتر کار برطرف کنید.
چنانچه قصد خرید انواع مانیتور، پرینتر، اسکنر، انواع کاغذ، ویدیو پروژکتور، فکس و … را دارید، می‌توانید از طریق سایت خانه پرینتر اقدام کنید.
خانه پرینتر یک فروشگاه خرید اینترنتی زیر مجموعه شرکت «سرزمین کالاهای هوشمند خاورمیانه» است. در این فروشگاه ما مدعی هستیم، تمامی محصولات‌مان با ضمانت «اصل بودن کالا» و «پایین‌ترین قیمت» به مشتریان عرضه می‌شود.کافی است یک بار از محصولات ما خریداری کنید تا متوجه کیفیت خوب آنها شوید.
منبع: fordtech
