دستگاه فتوکپی ممکن است به نظر تنها یک ابزار روزمره برای استفاده در محیط‌های کاری باشد، اما امنیت این وسیله یک موضوع بحرانی در محیط کسب و کارها است. از آنجایی که این دستگاه به طور معمول از یک شبکه متصل به سایر دستگاه‌ها و منابع اطلاعاتی استفاده می‌کند، یک سری خطرات امنیتی با خود به همراه می‌آورد. در واقع، امنیت دستگاه فتوکپی نه تنها به حفاظت از اطلاعات حساس کاربران، بلکه به حفظ اطلاعات سازمانی نیز متکی است. این امر می‌تواند در صورت نادیده گرفتن موارد امنیتی، منجر به عواقب جدی برای سازمان‌ها شود.
در تکنومگ همراه ما باشید تا بررسی کاملی از موارد امنیتی در حفظ حریم خصوصی و جلوگیری از سوءاستفاده به واسطه دستگاه‌های فتوکپی بپردازیم.
نحوه به حداکثر رساندن امنیت دستگاه فتوکپی
اگر در محل کار خود از دستگاه فتوکپی استفاده می‌کنید باید امنیت آن را برقرار کنید و اقداماتی در این راستا انجام دهید. از جمله این اقدامات می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- نصب هشدار در کنار دستگاه برای برداشتن اسناد از سینی فتوکپی
- فعال نگه داشتن پروتکل SSL
- بازبینی دوره‌ای و منظم هارددیسک و حذف اطلاعات محرمانه از آن
- محدود کردن دسترسی افراد به کمک رمزگذاری
- آموزش دادن مسائل امنیتی به کارکنان در استفاده از دستگاه فتوکپی
نصب هشدار در کنار دستگاه برای برداشتن اسناد از سینی فتوکپی
بخشی از امنیت دستگاه فتوکپی به مسئولیت‌پذیری افراد در مراقبت از اسناد و مدارک بستگی دارد، بنابراین نیاز است برای حفظ حریم خصوصی و جلوگیری از دسترسی غیرمجاز به مدارک مهم، تدابیر لازم را اتخاذ کنید. در این راستا توصیه می‌شود هشدارهایی در محل استفاده از دستگاه فتوکپی نصب کنید تا به عنوان یادآوری افراد را از برداشتن اسناد از سینی دستگاه آگاه کند.
در واقع این هشدارها، دستورالعمل‌هایی هستند که کارکنان را از رویه‌های امنیتی مطلع می‌کنند تا پس از اتمام کار حتما مدارک را بردارند و خودشان مسئول هرگونه سهل‌انگاری در قبال رها کردن اسناد در محل استفاده از دستگاه فتوکپی باشند.
فعال نگه داشتن پروتکل SSL
اطلاعات انتقال یافته بین سیستم و ماشین کپی ممکن است در معرض خطرات امنیتی باشند، به خصوص زمانی که این اطلاعات بدون رمزنگاری منتقل می‌شوند. بنابراین به منظور افزایش سطح امنیت دستگاه کپی، توصیه می‌شود از پروتکل امنیتی SSL بهره ببرید.
استفاده از گواهی سوکت‌های امنیت (SSL)، امکان ارتقا امنیت اطلاعات انتقال یافته را فراهم می‌کند. بسیاری از دستگاه‌های کپی و پرینتر مدرن این قابلیت را به‌طور پیش‌فرض دارند؛ اما در صورت استفاده از مدل‌های قدیمی، لازم است از مشخصات فنی دستگاه اطمینان حاصل کرده و اگر لازم باشد، اقدام به به‌روزرسانی نرم‌افزاری جهت پشتیبانی از پروتکل SSL کنید.
در واقع اطلاعات کامپیوترها تا زمانی ایمن هستند که در حال انتقال آنها به یک ماشین کپی نباشیم؛ بنابراین توصیه می‌شود بدون رمزنگاری اطلاعات را از سیستم به دستگاه کپی انتقال ندهید تا از درز داده‌ها و خطر هک شدن جلوگیری شود.
بازبینی دوره‌ای و منظم هارددیسک و حذف اطلاعات محرمانه از آن
بازبینی دوره‌ای و منظم هارددیسک یک روند مهم برای حفظ امنیت دستگاه فتوکپی است. در این فرآیند، تمام فایل‌ها و اطلاعات ذخیره شده بر روی حافظه داخلی ماشین کپی بازبینی و بررسی می‌شوند. در صورتی که لازم باشد، برای حذف آنها باید اقدام شود.
به این منظور یک برنامه منظم داشته باشید و طی هر بار کپی گرفتن از اسناد، یا به صورت ماهانه، اقدام به حذف اطلاعات کنید. به علاوه نیاز است که ماشین فتوکپی را به آخرین نسخه آپدیت کنید، چرا که نسخه‌های جدید می‌توانند باگ، مشکلات و خطرات امنیتی را به خوبی برطرف کنند و مانع از دسترسی افراد به اطلاعات محرمانه دستگاه به صورت غیرمجاز شوند.
محدود کردن دسترسی افراد به کمک رمزگذاری
برای افزایش امنیت در دسترسی به فایل‌ها، محدودیت انتقال فایل‌های .exe و استفاده از فرمت‌های امن مانند PDF و Docx را در نظر بگیرید. برای داده‌های حساس، ایجاد رمز عبور ضروری است تا دسترسی تنها برای افراد مجاز ممکن باشد، تا اطمینان حاصل شود که این داده‌ها تنها در دسترس افراد مجاز هستند و دسترسی غیرمجاز به آنها امکان‌پذیر نیست.
آموزش دادن مسائل امنیتی به کارکنان در استفاده از دستگاه فتوکپی
آموزش مسائل امنیتی به کارکنان در استفاده از دستگاه فتوکپی بسیار حائز اهمیت است؛ از نحوه استفاده صحیح از دستگاه گرفته تا موارد حفاظت از اطلاعات حساس مثل شخصی نگه داشتن رمز عبور، این آموزش‌ها به ارتقا سطح امنیت در محیط کار کمک می‌کنند.
جمع بندی نهایی
حفظ حریم خصوصی در سازمان‌ها و ادارات به معنای ایمن نگه داشتن دسترسی‌ها به اسناد و مدارکی است، که حاوی اطلاعات محرمانه هستند. معمولا در سازمان‌ها بخشی از این اطلاعات به خاطر ایمن نبودن دستگاه فتوکپی به بیرون درز پیدا می‌کنند؛ بر همین اساس نیاز است تا برای حفظ امنیت دستگاه فتوکپی اقداماتی ضروری انجام شود.
چنانچه قصد خرید انواع مانیتور، پرینتر، اسکنر، انواع کاغذ، ویدیو پروژکتور، فکس و… دارید، می‌توانید از طریق سایت خانه پرینتر اقدام کنید.
خانه پرینتر یک فروشگاه خرید اینترنتی زیر مجموعه شرکت «سرزمین کالاهای هوشمند خاورمیانه» است. در این فروشگاه ما مدعی هستیم، تمامی محصولات‌مان با ضمانت «اصل بودن کالا» و «پایین‌ترین قیمت» به مشتریان عرضه می‌شود. کافی است یک بار از محصولات ما خریداری کنید تا متوجه کیفیت خوب آنها شوید.
منبع: Cartridgeworld
